Στην τρελή βιασύνη να ετοιμαστείτε για ένα συνέδριο, είναι εύκολο να αγνοήσετε μια από τις πιο σημαντικές μετρήσεις της εκπομπής – δηλαδή ποιος πραγματικά παρακολούθησε. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συχνά παραβλέπουν αυτήν τη μέτρηση επειδή τα έσοδα από την εγγραφή βρίσκονται ήδη στην τράπεζα, επομένως, στο καταπονημένο μυαλό τους, δεν είναι ιδιαίτερα σημαντικό να γνωρίζουν ποιος εμφανίστηκε πραγματικά. Αυτό είναι ένα σημαντικό λάθος, επειδή το να γνωρίζετε τους παρευρισκόμενους από τις μη εμφανίσεις σας είναι πολύ σημαντικό για τον προγραμματισμό, το μάρκετινγκ και την απόδοση.
Υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν ετοιμάζεστε να επαληθεύσετε τους συμμετέχοντες.
- Μάθετε τη διαφορά μεταξύ Αριθμών Παρακολούθησης και Εγγραφής. Ο αριθμός εγγραφής αντιπροσωπεύει τα άτομα που προεγγράφηκαν για την εκπομπή σας ή εγγράφηκαν στον ιστότοπο. Αυτοί είναι συνήθως οι άνθρωποι που έχουν βρει το δρόμο τους σε εσάς λογισμικό εγγραφής. Από την άλλη πλευρά, οι αριθμοί των Συμμετεχόντων πρέπει στην πραγματικότητα να επαληθευτούν – δηλαδή, ο παρευρισκόμενος πρέπει να καταγραφεί σε κάποιο σύστημα ως πράγματι να έχει παρακολουθήσει την εκδήλωσή σας. Ένα πράγμα στο οποίο μπορείτε να βασιστείτε – οι αριθμοί συμμετοχής θα είναι πάντα μικρότεροι ή ίσοι με τους αριθμούς εγγραφής σας (συνήθως ένα αξιοπρεπές ποσό μικρότερο.)
- Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να επαληθεύσετε τη συμμετοχή. Για μικρότερα συνέδρια, τα προεκτυπωμένα σήματα παραλαμβάνονται ή παραδίδονται στους συμμετέχοντες. Ένας γρήγορος τρόπος για να επαληθεύσετε τη συμμετοχή σε αυτήν την κατάσταση είναι απλώς να καταγράψετε όλους ως παρευρισκόμενους εκτός από τα υπόλοιπα σήματα που δεν παραλήφθηκαν. Η επαλήθευση ανώτερης ποιότητας περιλαμβάνει περίπτερα και σάρωση κωδικών QR.
- Παρακολουθήστε εικονικούς συμμετέχοντες. Δεν κάνουν όλα τα εικονικά λογισμικά καλή δουλειά στην παρακολούθηση της συμμετοχής. Βεβαιωθείτε ότι σας λογισμικό εικονικών εκδηλώσεων παρακολουθεί όχι μόνο όσους παρακολούθησαν το συνέδριό σας, αλλά και τις εκπαιδευτικές συνεδρίες και τις δευτερεύουσες εκδηλώσεις σας.
Με αυτό σε εφαρμογή, εδώ είναι μερικοί ΜΕΓΑΛΟΙ λόγοι για τους οποίους πρέπει να γνωρίζετε ποιος πραγματικά παρακολούθησε τη συνάντησή σας:
- Καλύτερος μελλοντικός σχεδιασμός. Αυτό είναι το πιο προφανές όφελος των δεδομένων σκληρής παρουσίας. Για παράδειγμα, εάν έχετε τακτικά 20% μη εμφανίσεις για την εκδήλωσή σας, μπορείτε να κάνετε πιο συντηρητικές εκτιμήσεις F&B.
- Ακριβέστερη αναφορά για τα ενδιαφερόμενα μέρη. Ένα υψηλό ποσοστό μη εμφάνισης μπορεί παραπλανητικά να κάνει την εκπομπή σας να φαίνεται πιο επιτυχημένη από ό,τι ήταν πραγματικά. Για παράδειγμα, οι εκθέτες μπορεί να έχουν χαμηλότερη από την αναμενόμενη επισκεψιμότητα επειδή οι υποσχέσεις σας βασίστηκαν στα στοιχεία εγγραφής και όχι στην πραγματική συμμετοχή. Όλοι γνωρίζουμε πώς νιώθουν οι εκθέτες για τέτοιες ανεκπλήρωτες υποσχέσεις.
- Βελτιωμένη τοπογραφία. Εάν γνωρίζετε τους συμμετέχοντες σας από μη εμφανίσεις, τότε οι έρευνες μετά την προβολή μπορεί να είναι πιο χρήσιμες. Ενώ μπορείτε να στείλετε τις κλασικές έρευνες σας στους συμμετέχοντες σας, μπορείτε να στείλετε μια άλλη έρευνα σε όσους έλειπαν. Η τελευταία έρευνα θα παρείχε πολύ χρήσιμη εικόνα για τη διαφορά μεταξύ των αριθμών εγγραφής και συμμετοχής.
- Στόχευση αυτοπροσώπως έναντι εικονικών συμμετεχόντων. Θα υπάρχουν κάποιες ομάδες ανθρώπων που προτιμούν έντονα την προσωπική ή εικονική εμπειρία. Πρέπει να γνωρίζετε ποιοι είναι για να μπορείτε να στείλετε το σωστό μήνυμα.
- Εστιασμένο μάρκετινγκ. Ομοίως, οι προσπάθειες μάρκετινγκ μπορούν να οργανωθούν ανάλογα. Συγκεκριμένα, θέλετε να μειώσετε τα εμπόδια και να δημιουργήσετε ενθουσιασμό για τις προηγούμενες μη εμφανίσεις σας, ώστε να πάρουν πραγματικά ένα σήμα.
Εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία παρακολούθησης όπως π.χ Εφαρμογές σάρωσης κωδικών QR ή ισχυρή πλατφόρμα εικονικών εκδηλώσεωνθα αποκομίσετε αυτά τα πρόσθετα οφέλη:
- Γνωρίστε τη συμμετοχή σε δευτερεύουσες εκδηλώσεις. Συγκεκριμένα, η παρακολούθηση της συμμετοχής στα εργαστήρια και την εμπορική σας έκθεση μπορεί να ενισχύσει τα οφέλη που περιγράφηκαν προηγουμένως. Για τη συμμετοχή σε εργαστήριο, η ύπαρξη αυτοματοποιημένων αναφορών παρουσίας μπορεί να απλοποιήσει πολλές εργασίες μετά την προβολή, όπως π.χ έκδοση CEU.
- Τμηματοποίηση συμμετεχόντων. Δεν είναι όλοι οι παρευρισκόμενοι ίδιοι. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν τη δυνατότητα να διαχωρίσετε τους εκθέτες σας από τους υπόλοιπους, καθώς και τη γνώση των συμμετεχόντων και των εκθεσιακών σας αιθουσών μόνο από τους πληρωμένους πλήρεις συμμετέχοντες στο συνέδριο. Το τελευταίο είναι ο πραγματικός σας χρυσός, επομένως η γνώση της συμπεριφοράς τους είναι πολύ πιο σημαντική από κάποιον που θέλει μόνο να κάνει μια βόλτα στον χώρο της εμπορικής σας έκθεσης.
