Απλό μοντέλο για τη δημιουργία περισσότερων συναρπαστικών και κερδοφόρων συνεδριών εικονικών συνεδρίων

Πολλοί σχεδιαστές εξακολουθούν να αγωνίζονται να δημιουργήσουν εικονικά συνέδρια που είναι τόσο ελκυστικά όσο και κερδοφόρα. Το κύριο ζήτημα είναι ότι οι σχεδιαστές προσπαθούν συχνά να βάλουν ένα τετράγωνο μανταλάκι σε μια στρογγυλή τρύπα: απλώς μεταφέρουν τον προγραμματισμό πρόσωπο με πρόσωπο σε μια εικονική πλατφόρμα. Δυστυχώς, αυτή η σκέψη οδηγεί συχνά σε θλιβερά αποτελέσματα.

Το άλλο πρόβλημα είναι ότι οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συχνά αφαιρούν το μοντέλο χορηγίας/εκθέτη από την κλασική εμπορική έκθεση και επίσης το χαστουκίζουν σε ένα εικονικό προϊόν. Αυτό επίσης έχει οδηγήσει σε πολλούς δυσαρεστημένους πωλητές.

Το κλειδί για την παραγωγή επιτυχημένων εικονικών γεγονότων είναι να αγκαλιάσετε τις δυνατότητες του εικονικού. Ένα απλό μοντέλο για καλά αποτελέσματα είναι το προσωπικό και η χορηγία των συνεδριών με τρόπο που να εκμεταλλεύεται τον εικονικό κόσμο. Αυτή η προσέγγιση είναι απλή και φυσικά θα προσφέρει καλύτερα αποτελέσματα. Θα λειτουργήσει ιδιαίτερα καλά όταν χρησιμοποιείτε εργαλεία τηλεδιάσκεψης όπως π.χ Ανίπταμαι διαγωνίως.

Οικοδεσπότης/Παραγωγός

Ένας από τους πελάτες της EventRebels φιλοξενούσε μόνος του ένα διαδικτυακό σεμινάριο ακριβώς τη στιγμή που χτύπησε η κρίση του COVID. Μίλησε για περίπου 45 λεπτά και στη συνέχεια κοίταξε τις ερωτήσεις και απαντήσεις της συνεδρίας Zoom για να δει αν οι συμμετέχοντες είχαν ερωτήσεις. Το πρώτο σχόλιο ήταν „πότε θα δείξεις την οθόνη σου;“

Εάν επιτρέψετε στα ηχεία σας να φιλοξενούν αυτόματα, αυτό το πρόβλημα είναι πιθανό να συμβεί. Οι ομιλητές ανησυχούν πολύ για το περιεχόμενό τους για να ελέγξουν πράγματα όπως η ποιότητα της ροής βίντεο.

Τα περισσότερα εργαλεία τηλεδιάσκεψης χρησιμοποιούν τον όρο υποδοχής για το άτομο που προγραμματίζει, ξεκινά και ελέγχει τη σύσκεψη. Αυτός ΔΕΝ πρέπει να είναι ένας συμμετέχων στην οθόνη, αλλά κάποιος που είναι αφοσιωμένος στην εργασία. Στην πραγματικότητα, αναλαμβάνουν τον ρόλο του παραγωγού—φροντίζοντας η ροή να είναι ζωντανή, διαχειρίζονται την ηχογράφηση, εκτελούν λειτουργίες συμμετοχής κοινού, όπως ψηφοφορία, ή ελέγχουν τις διαφάνειες και άλλα γραφικά.

Για μεγαλύτερες συναντήσεις, είναι καλή πρακτική να υπάρχει διαθέσιμος ένας συνοικοδεσπότης που να έχει αντίγραφο όλου του υλικού της παρουσίασης. Μπορούν να παρέμβουν σε περίπτωση που ο οικοδεσπότης είναι υπερβολικός, αντιμετωπίζει τεχνικά προβλήματα ή χάσει τη σύνδεση στο διαδίκτυο.

Συντονιστής/Διευκολυντής

Γίνεται πολύς λόγος για τους συμμετέχοντες που δεν συμμετέχουν σε εικονικές συνεδρίες. Ευτυχώς, τα εργαλεία τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom παρέχουν εξαιρετικούς τρόπους στους συμμετέχοντες να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και με τους συμμετέχοντες. Τα κύρια εργαλεία είναι η δημοσκόπηση, η συνομιλία και οι ερωτήσεις και απαντήσεις σε συνεδρίες. Για να λειτουργήσουν αποτελεσματικά τα δύο τελευταία, είναι καλύτερο να έχετε έναν αφοσιωμένο συντονιστή (γνωστός και ως διευκολυντής) που αναζητά αναρτήσεις συμμετεχόντων και απαντά σε αυτές όταν χρειάζεται.

Στην περίπτωση της συνομιλίας, μια καλή συνεδρία έχει μια συνεχή ροή δραστηριότητας. Ένας καλός συντονιστής θα δημοσιεύσει ακόμη και σχόλια στη συνομιλία σχετικά με τη συζήτηση για να αποσπάσει απαντήσεις.

Η ερώτηση και η απάντηση της συνεδρίας είναι ένας άλλος τομέας όπου ο συντονιστής μπορεί πραγματικά να ενισχύσει τη συνομιλία. Όταν το εικονικό δεν είναι καλά μελετημένο, οι παρουσιάσεις μοιάζουν περισσότερο με μια «μετάδοση», όπως η τηλεόραση. Οι περισσότερες συνεδρίες περιμένουν μέχρι το τέλος για να υποβληθούν ερωτήσεις, αλλά υπάρχει καλύτερη προσέγγιση. Ένας τρόπος είναι να δημιουργηθούν περίοδοι ερωτήσεων καθ‘ όλη τη διάρκεια της συζήτησης σε συγκεκριμένες μεταβάσεις. Ο πιο τολμηρός τρόπος είναι να δουλέψετε τον συντονιστή στη συζήτηση και να τον αφήσετε να βουτήξει πραγματικά στη συζήτηση όταν τίθεται μια καλή ερώτηση. Για να κάνετε πραγματικά συναρπαστικό, μην θεωρείτε τις διακοπές από τους παρευρισκόμενους ως κακές, αλλά ως ευκαιρία να ζωντανέψετε τη συζήτηση.

$$$ Χορηγός συνεδρίας ως συντονιστής

Οι προγραμματιστές αγωνίζονται να δημιουργήσουν ελκυστικά πακέτα για χορηγούς εικονικών εκδηλώσεων. Εάν ο οργανισμός σας το επιτρέπει, το χαμηλό φρούτο για εικονικές χορηγίες είναι η δημιουργία πακέτων όπου οι χορηγοί σας μπορούν να συμμετέχουν σε εικονικές συνεδρίες. Ένα τέτοιο πακέτο μπορεί να περιλαμβάνει:

• Χορηγήστε βίντεο και λογότυπο στις αρχικές σελίδες της συνεδρίας – εάν έχετε λογισμικό εικονικών εκδηλώσεων μπορεί να το υποστηρίξει.
• Αφήστε τον χορηγό να κάνει μια σύντομη εισαγωγή (60-90 δευτερόλεπτα) για τον εαυτό του και την εταιρεία του στην αρχή της συνεδρίας.
• Ζητήστε από τον χορηγό να είναι ο συντονιστής της συνεδρίας – να χειρίζεται ερωτήσεις από τη συνομιλία/Q&A και να ποζάρει στο πάνελ.

Ένας λόγος που ένα τέτοιο πακέτο μπορεί να λειτουργήσει καλά είναι ότι οι χορηγοί, όντας πωλητές, είναι από τη φύση τους φιλόξενοι και έτσι μπορούν να ζωντανέψουν μια συνεδρία. Εάν αυτοί οι χορηγοί έχουν εξειδίκευση στους τομείς που συζητούνται, μπορούν ακόμη και να συμβάλουν στη συζήτηση.

Ηχεία που προσαρμόζονται σε εικονικά

Πολλοί ομιλητές άργησαν να προσαρμοστούν στον κόσμο του εικονικού. Είναι σημαντικό για τους σχεδιαστές και τους ομιλητές να γνωρίζουν ότι οι παρουσιάσεις τους πρέπει να αλλάξουν στο νέο περιβάλλον. Μερικά πράγματα που πρέπει να εξετάσουν οι παρουσιαστές για να κάνουν την εικονική τους συνεδρία πιο συναρπαστική περιλαμβάνουν:

Άλλο προσωπικό υποστήριξης

Μεγάλο μέρος της υποστήριξης που απαιτείται κατά τη διάρκεια μιας εικονικής συνεδρίας αποτελείται από μικρές εργασίες που ενδέχεται να απαιτούν έναν ειδικό ρόλο. Αυτές οι εργασίες περιλαμβάνουν:

• Προσεγγίζοντας τους παρευρισκόμενους που σηκώνουν το χέρι τους
• Σίγαση συμμετεχόντων που δεν μιλούν
• Απενεργοποίηση προνομίων κοινής χρήσης βίντεο/οθόνης
• Εκχώρηση των παρευρισκομένων σε αίθουσες επισκέψεων

Τι γίνεται με το Hybrid;

Αυτό το μοντέλο μπορεί εύκολα να επεκταθεί σε υβριδικά συμβάντα. Οι συμμετέχοντες πρόσωπο με πρόσωπο θα χρησιμοποιούν εφαρμογές εκδηλώσεων για κινητά να ασχοληθεί, ενώ οι υπόλοιποι θα συνεργαστούν με α εικονική πλατφόρμα εκδηλώσεων Και τα δύο θα πρέπει να διαθέτουν εργαλεία για να κάνουν ερωτήσεις οι συμμετέχοντες. Όπως και στην καθαρή εικονική περίπτωση, ένας συντονιστής συνεδρίας μπορεί να απευθύνει τις ερωτήσεις στο πάνελ. Μπορείτε ακόμη να σκεφτείτε να έχετε έναν συντονιστή για τους συμμετέχοντες με κινητά τηλέφωνα πρόσωπο με πρόσωπο και έναν άλλο για εικονικά.

συμπέρασμα

Είναι επιτακτική ανάγκη οι υπεύθυνοι σχεδιασμού να σκέφτονται το εκπαιδευτικό τους περιεχόμενο με βάση το τι λειτουργεί στον κόσμο του εικονικού, αντί να κινηματογραφούν απλώς κάτι που ήταν μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτό απαιτεί επανεξέταση του τρόπου με τον οποίο στελεχώνονται οι συνεδρίες, πώς αλληλεπιδρούν οι ομιλητές με τους συμμετέχοντες και, το πιο σημαντικό, τη δημιουργία περισσότερων εσόδων μέσω χορηγιών συνεδριών.

Θέλετε να κάνετε την εκδήλωσή σας εικονική; Δείτε πώς μας Λογισμικό εικονικής διάσκεψης με ενσωμάτωση Direct Zoom μπορεί να κάνει το pivot σας πιο εύκολο!